Cotizaciones

Crea y gestiona presupuestos para tus clientes: agrega líneas desde el catálogo o manuales, calcula ITBIS, genera el PDF y, cuando el cliente acepta, conviértela en factura con un clic.

Cómo usarlo

• Nueva cotización — desde el detalle de un negocio, Generar cotización. Se abre el formulario con el cliente precargado.
• Agregar líneas — Agregar servicio (desde el catálogo) o Agregar línea (manual). Ajusta cantidad, precio y si la línea lleva ITBIS.
• Totales — se recalculan solos: subtotal, ITBIS y total. La tasa por defecto es 18% (configurable).
• Ver / Descargar PDF — ícono de ojo en la lista. El PDF usa tu logo, color de marca y datos del cliente.
• Enviar por correo — desde la vista previa (solo en modo nube).
• Cambiar estado / Convertir — marca Enviada, Aceptada, etc. Una cotización Aceptada muestra Convertir a factura.
• Duplicar — crea una copia en Borrador con nuevo número y fechas.

Campos importantes

• Número — COT-AAAA-###, automático por año. No editable.
• Válida hasta — fecha de vencimiento (por defecto +30 días). Al pasar, la cotización pasa a Vencida automáticamente.
• Línea / ITBIS — cada línea puede ser gravada o Exenta. La tasa de ITBIS es global por cotización.
• Estado — Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada, Vencida, Convertida.
• Notas — texto de esta cotización en particular («entrega en obra», «incluye montaje»).
• Términos y Condiciones — la política de tu empresa: vigencia de la oferta, condiciones de aceptación. Se copia sola desde Configuración, y la puedes cambiar en esta cotización sin afectar las demás.

Solo las cotizaciones en Borrador o Enviada se pueden editar. Una vez Convertida queda bloqueada.

Términos y condiciones al convertir en factura

Una cotización y una factura no dicen lo mismo: la primera habla de vigencia de la oferta, la segunda de plazo de pago y mora. Por eso, al convertir, la factura toma por defecto los términos de factura que tengas en Configuración.

La excepción es cuando escribiste términos propios en esa cotización —una condición negociada con ese cliente, tipo «50% de anticipo»—. En ese caso el sistema propone conservarlos, porque perderlos en silencio sería peor.

En ambos casos la decisión la tomas tú: el cuadro de confirmación de la conversión trae un selector para elegir cuáles se usan.

Anexo de imágenes

Una cotización puede llevar imágenes —renders, fotos de referencia, antes y después— que el cliente ve dentro del documento, después de la cotización y antes de nada más.

Cómo funciona

1. Guarda la cotización. Las imágenes se cuelgan de un documento que ya existe; en una cotización nueva la sección te pide guardar primero.
2. En Imágenes del anexo, pulsa Agregar imágenes y elige del disco. Hasta 8 MB cada una y 12 por documento.

Se admiten imágenes (JPG, PNG, GIF, WEBP). Un PDF no se puede anexar: para que sus páginas salgan dentro del documento tendrían que convertirse a imagen primero.

1. Escribe el título de cada una: es lo que sale impreso («ANEXO 1 — Render stand 2 x 2 mts»). Si lo dejas en blanco se usa el nombre del archivo.
2. Ordénalas con ↑ ↓. Ese es el orden de las páginas.
3. Elige cuántas por página: 1, 2 o 4.

Los archivos se guardan en el almacenamiento de tu empresa (el complemento Almacenamiento), no en el CRM. Por eso la sección para agregarlas solo aparece si lo tienes activo y estás en modo nube.

Una vez guardadas, las imágenes se imprimen y se envían desde cualquier equipo donde inicies sesión, sin depender de nada más.

Al convertir en factura, la factura se queda con las mismas imágenes. No se duplican los archivos: los dos documentos apuntan al mismo. Por eso, si intentas eliminar del almacenamiento un archivo que también usa la factura, el sistema no te deja y te ofrece desvincularlo de este documento.

Al enviar por correo, las imágenes viajan como archivos adjuntos y el cuerpo del mensaje las muestra en su sitio. Así el cliente las ve al abrir el correo y también las tiene descargables, y el mensaje no se recorta.

Si una imagen es demasiado pesada, o entre todas suman más de 20 MB, el envío se detiene y te lo dice. No se manda la cotización sin sus imágenes: preferimos que falle y lo reintentes a que tu cliente reciba algo incompleto sin que nadie se entere.

Si una imagen no se puede recuperar —la borraste del almacenamiento, o no hay conexión— el documento se imprime sin ella y te avisa antes de imprimir. Nunca se rompe el documento.

Permisos

Solución de problemas

• No puedo editar la cotización — solo Borrador/Enviada son editables; revisa el estado.
• Sigue como "Enviada" pese a estar vencida — el vencimiento se aplica al abrir la lista de Cotizaciones; entra al módulo para refrescarlo.
• No aparece "Enviar por correo" — el envío requiere modo nube.
• El PDF no abre — guarda primero la cotización; la vista previa necesita que esté guardada.

Preguntas frecuentes

¿La conversión a factura es reversible?

No. Al convertir, la cotización queda Convertida y se crea la factura. No la conviertas dos veces.

¿Puedo usar varias tasas de ITBIS en una misma cotización?

La tasa es global; usa el flag Exenta por línea. Para tasas distintas, crea cotizaciones separadas.

¿Cómo pido reseñas de Google con mis cotizaciones?

En Configuración → Empresa pega tu Link de reseñas de Google (lo sacas de tu Google Business Profile → "Get reviews"). Desde ahí, cada PDF de cotización muestra un código QR al pie que tu cliente escanea para dejarte una reseña en un toque. El texto de invitación es editable. (A propósito no aparece en las facturas — los documentos fiscales se mantienen limpios.)

Relacionado

• Embudo — la cotización nace de un negocio.
• Facturas — el destino de una cotización aceptada.
• Catálogo — fuente de las líneas de servicio/producto.