Importar desde otro sistema
Guía para traer tu información desde otro CRM, un ERP o una hoja de cálculo:
Salesforce, Pipedrive, Holded, Vtiger, Zoho, Excel — da igual cuál.
El CRM define un solo formato de entrada, lo publica en plantillas que puedes
descargar, lo valida y lo procesa. Tú transformas tus datos a ese formato antes de
cargarlos. No hay que elegir "de qué CRM vienes": tu sistema anterior cambia de
versión cuando quiere, el formato de esta guía no.
El orden importa
Cárgalos en este orden. Cada archivo se apoya en el anterior:
- Organizaciones — las empresas a las que les facturas.
- Contactos — las personas. Se enlazan a su organización.
- Negocios — las oportunidades del embudo.
- Facturas — el histórico de lo facturado y lo que te deben.
Si cargas contactos antes que organizaciones, las filas no se pierden: salen
listadas en sin relación y basta con cargar las organizaciones y volver a
subir el mismo archivo.
El identificador de origen (external_id)
Es la columna obligatoria en las cuatro plantillas, y la pieza que hace que todo
lo demás funcione. Es **el identificador que ese registro ya tiene en tu sistema
actual** — el número de Vtiger, el código de tu Excel, lo que sea. Solo tiene que
ser único dentro de su archivo.
Tres cosas dependen de él:
- Relacionar los archivos entre sí. Un contacto dice a qué organización
pertenece poniendo el external_id de esa organización en
company_external_id. No se usa el correo ni el nombre de la empresa: dos
personas pueden compartir correo y el vínculo saldría al azar.
- Poder reintentar. Si vuelves a subir el mismo archivo corregido, las filas
que ya entraron se actualizan en vez de duplicarse. Corregir y reintentar
es el flujo normal de una migración, no un accidente.
- Saber qué es migrado y qué trabajaste aquí. Los informes comerciales
excluyen lo migrado, porque ocurrió antes y en otra herramienta.
Si un registro no tiene identificador en tu sistema anterior, invéntale uno
estable (ORG-001,ORG-002…) y úsalo consistentemente en todos los archivos.
Cómo se hace
- Pulsa Importar en Contactos, Embudo o Facturas.
- Descarga la plantilla de la entidad que vas a cargar, y si quieres la
guía de campos — un CSV que documenta cada columna: si es obligatoria, de
qué tipo, qué valores admite, a qué se relaciona y un ejemplo.
- Vuelca tus datos en la plantilla. Puedes dejar en blanco todo lo que no sea
obligatorio.
- Sube el archivo. Se abre el asistente.
- Escribe el sistema de origen (
Vtiger,Excel de contabilidad…). Es texto
libre y queda guardado con cada registro.
- Revisa el mapeo de columnas. Si usaste la plantilla ya viene resuelto; el
asistente también reconoce encabezados humanos como Correo o Teléfono.
- Mira la vista previa y ajusta lo que haga falta.
- Importar.
Nada se escribe hasta que pulsas Importar. Puedes cambiar el mapeo y ver cómo
cambia el resultado tantas veces como quieras.
La vista previa
Cada fila de tu archivo cae en una de seis categorías, y son las mismas para las
cuatro entidades:
| Categoría | Qué significa |
|---|---|
| Nuevos | Se van a crear. |
| Actualizaciones | Ya existen (mismo external_id) y se van a actualizar. |
| Duplicados | Repetidos dentro del archivo, o ya existentes por otra vía. |
| Con errores | No pasan validación. No entran. |
| Sin relación | La organización o el contacto que declaran todavía no existe. |
| Omitidos | Excluidos a propósito por una regla del sistema. |
Debajo aparecen las primeras filas problemáticas con su número de fila y el
motivo. El botón Descargar reporte de excepciones te da un CSV con todas:
número de fila, identificador, categoría y motivo. Con eso corriges el archivo y
vuelves a subirlo.
También verás columnas que no se van a importar: las que quedaron sin destino.
Está ahí para que ninguna columna desaparezca sin que te enteres.
Columnas propias (custom.*)
Tu sistema anterior tiene columnas que este CRM no trae de fábrica: industria,
centro de costo, número de contrato, plataforma de la campaña…
Nómbralas con el prefijo custom.:
CODE0
El asistente las detecta y por cada una te deja elegir: vincularla a un campo
personalizado que ya tengas, crearlo ahí mismo, o ignorarla. Puedes poner
tantas como necesites; no hay que declararlas en ningún sitio.
Facturas: una fila por línea
Una factura con tres conceptos ocupa tres filas, repitiendo el mismo
external_id y el mismo invoice_number. La primera fila aporta la cabecera
(fechas, totales, cliente); todas aportan su línea de detalle.
Los importes tienen que cuadrar. Si la suma de las líneas no da el total de la
cabecera, esa factura se rechaza indicando la diferencia exacta. Ninguna
validación ajusta importes por su cuenta: si tus reportes no cuadran hoy, lo
último que necesitas es un sistema que tape la diferencia. Hay una tolerancia de
un centavo por redondeo.
Un importe ilegible tampoco se convierte en cero — se reporta.
Una factura migrada es un registro histórico
No es un documento que este sistema emitió. Tu sistema anterior ya la declaró a la
DGII, en un período anterior. Por eso, a propósito:
- El NCF original se archiva como dato histórico y no se reutiliza como
comprobante fiscal. Va en la columna legacy_ncf.
- No entra al 606/607 ni a la contabilidad. Los ingresos ya están en tu
contabilidad anterior; volverlos a registrar los duplicaría.
- Sí entra a Facturas y a Cuentas por Cobrar, que es para lo que la quieres:
saber quién te debe cuánto.
- No dispara avisos ni webhooks.
Las fechas: cuatro cosas distintas
Es fácil confundirlas, y confundirlas rompe la trazabilidad del histórico:
| Campo | Qué significa |
|---|---|
issue_date | Fecha del documento. La que manda en listados, vencimientos y reportes. |
due_date | Vencimiento. Si lo omites se usa la de emisión. |
source_created_at | Cuándo se creó la factura en tu sistema anterior. |
source_updated_at | Última modificación allí. |
Aparte de esas cuatro, el sistema guarda por su cuenta cuándo importaste la
factura. En el detalle verás las tres fechas separadas: Importada el, *Creada
originalmente el y Modificada originalmente el*. Así se distingue «la cargué
ayer» de «ocurrió en 2024».
**Formato de las dos source_:* AAAA-MM-DD, o AAAA-MM-DD hh:mm si quieres
conservar la hora. Sin zona horaria se asume hora de República Dominicana.
No se acepta01:43 p.m.Ela.m./p.m.cambia según el idioma y la
configuración regional de Excel, y es ambiguo justo al mediodía. Si tu export
lo trae así, conviértelo a 24 horas antes de cargar — es una fórmula sobre la
columna. Una fila con la hora en ese formato se rechaza y te la reportamos, no
se guarda torcida ni se descarta en silencio.
Preguntas frecuentes
Subí el archivo dos veces. ¿Se duplicó todo?
No. Las filas con el mismo external_id se actualizan en vez de crearse.
Y si escribiste el sistema de origen distinto que la vez anterior —o lo dejaste
en blanco— tampoco se duplica: el sistema detecta que ese identificador ya
existe y lo reporta en duplicados, diciéndote bajo qué nombre está registrado.
Corriges el nombre arriba y esas filas pasan a actualizaciones.
Por eso el campo Sistema de origen viene pre-rellenado con el último que
usaste y te ofrece los anteriores en una lista: no hace falta que lo recuerdes,
y es obligatorio porque es la mitad de la clave que evita el duplicado.
Migro desde un segundo sistema que reutiliza los mismos identificadores.
Marca la casilla «Son de un sistema distinto: cargarlos como registros nuevos»,
que aparece justo cuando hay identificadores en conflicto. Sin ella el sistema
protege por defecto: duplicar un histórico sale mucho más caro que parar a
revisar.
¿Tengo que renombrar mis columnas exactamente como la plantilla?
No es obligatorio, pero es lo más rápido. El asistente también entiende
encabezados como Nombre, Correo, Teléfono o External ID, con o sin
acentos, mayúsculas o guiones. Lo que no reconozca lo mapeas a mano.
Me salen muchas filas en "sin relación".
Casi siempre es orden: falta cargar las organizaciones. Cárgalas y vuelve a subir
el mismo archivo.
¿Puedo cargar organizaciones y contactos en un solo archivo?
Puedes cargar una organización y otra que dependa de ella en el mismo archivo. Las
personas van en su propio archivo, porque piden columnas distintas.
¿Qué pasa con los negocios importados en mis informes de ventas?
Se excluyen de los indicadores comerciales. No los trabajaste en este embudo, así
que sumarlos falsearía tu actividad del período.
Relacionado
- Ayuda de Contactos — organizaciones, personas y a quién se le factura.
- Ayuda de Embudo — etapas y estados de los negocios.
- Ayuda de Facturas — el ciclo completo de facturación y e-CF.