Cloud Storage
Conecta la cuenta de Dropbox del negocio para adjuntar documentos directamente a los Deals del pipeline (contratos firmados, propuestas, evidencias, etc.). Los archivos viven en la cuenta del negocio — Simpli5CRM solo guarda el link y los metadatos.
Google Drive está en el roadmap, todavía no disponible. La interfaz y el modelo de datos ya están preparados para soportarlo en una próxima versión.
Cómo usarlo
- Un administrador del tenant (owner o admin) entra a Almacenamiento desde el menú lateral.
- Conecta la cuenta Dropbox del negocio (OAuth una sola vez).
- Cualquier miembro del equipo abre un Deal → arrastra archivos al panel "Archivos" del lado derecho.
- Los archivos se guardan en
SimplifyCRM/Deals/{deal_id}-{nombre}/dentro de la cuenta del negocio. - Click en el nombre del archivo abre el preview en Dropbox web. Cada upload/desadjunte aparece en el panel "Actividad" del Deal con icono 📎/🔗/🗑️.
Cómo funciona la conexión
- OAuth por tenant: el negocio tiene UNA sola cuenta Dropbox conectada. Todos los miembros del equipo (owner, admin, accountant, sales_rep) suben y ven los mismos archivos.
- Solo owner y admin pueden conectar o desconectar la cuenta — es una decisión administrativa del negocio.
- El badge en la vista de Almacenamiento muestra "Conectado como [email protected]" para que todos sepan cuál cuenta del negocio está activa y quién la conectó.
- Tokens encriptados en Supabase Vault (AES-256). El refresh token rota automáticamente sin requerir reconnect manual.
Configuración inicial de la app Dropbox
Esta sección aplica solo si tu organización está auto-hospedando Simpli5CRM o configurando su propia app Dropbox. Si usas el SaaS oficial, salta a "Conectar la cuenta".
Para que la integración funcione, la app Dropbox del CRM debe tener marcados estos 7 scopes en https://www.dropbox.com/developers/apps/info/{APP_KEY}/permissions:
| Scope | Para qué |
|---|---|
account_info.read | Mostrar "Conectado como xxx@xxx" en el badge |
files.content.write | Subir archivos al folder del negocio |
files.content.read | Generar el enlace temporal con que se abre cada archivo |
files.metadata.write | Renombrar/mover archivos (autorename en conflictos) |
files.metadata.read | Listar archivos del negocio |
sharing.write | Revocar los enlaces públicos que dejaron versiones anteriores |
sharing.read | Localizar esos enlaces para revocarlos |
Tras marcar los scopes y hacer click Submit al fondo, desconectar + reconectar desde el CRM para que el token nuevo incluya los permisos actualizados. Los scopes no se aplican retroactivamente al token existente.
Cómo se abren los archivos: enlace temporal, nunca público
Al hacer clic en un archivo, el sistema le pide a Dropbox un enlace temporal que caduca a las pocas horas y no se guarda. Antes de entregarlo comprueba que el archivo es de tu empresa y que tienes sesión. El navegador descarga el archivo en lugar de abrir la vista previa de Dropbox: es el precio de no dejar ninguna puerta abierta.
Hasta la versión 1.18.63 cada archivo se guardaba con un enlace compartido público y permanente de Dropbox: cualquiera que tuviera esa URL podía abrir el archivo sin iniciar sesión. Eso ya no ocurre. Si subiste archivos antes de esa versión:
- Entra como administrador a Almacenamiento.
- En la tarjeta de Dropbox pulsa «Revocar enlaces públicos existentes».
- El aviso dice cuántos enlaces se revocaron. Si alguno falló, vuelve a pulsar: los que fallan no se pierden de vista, siguen anotados hasta que se logren revocar.
Aunque no lo hagas, cada archivo antiguo revoca su enlace por sí solo la próxima vez que alguien lo abra desde el CRM. Si compartiste alguna de esas URL con alguien de fuera, dejará de funcionar.
Cómo funciona el borrado
Al eliminar un adjunto desde el CRM, eliges:
- Solo desadjuntar: se quita el link del Deal en el CRM, pero el archivo sigue en la cuenta Dropbox del negocio.
- Desadjuntar y eliminar archivo: el archivo también se borra de la cuenta del negocio. Cualquier miembro con permiso de subida puede hacerlo — la cuenta es compartida.
En ambos casos queda registro en el panel "Actividad" del Deal con quién y cuándo.
Qué pasa si desconectas
- Los links existentes en los Deals se mantienen — el CRM no los borra.
- Los archivos siguen en la cuenta Dropbox del negocio, accesibles desde la cuenta directamente.
- El panel de adjuntos muestra un banner "Cloud Storage desconectado — reconecta la cuenta para subir archivos nuevos".
- Al reconectar la misma cuenta del negocio, todo vuelve a funcionar transparente: los links existentes vuelven a abrirse y se pueden subir nuevos archivos.
Permisos por role
- Owner / Admin: pueden conectar/desconectar la cuenta, subir, ver, desadjuntar y eliminar archivos.
- Accountant / Sales Rep: pueden subir, ver, desadjuntar y eliminar archivos. No pueden conectar/desconectar la cuenta del negocio.
- Viewer: solo lectura — ve la lista de adjuntos y puede abrir los links, pero no puede subir ni eliminar.
- Cashier: sin acceso (no es role del pipeline).
Preguntas frecuentes
¿Mis archivos se duplican en Simpli5CRM?
No. Los archivos viven solo en la cuenta Dropbox del negocio. El CRM guarda el link y metadatos (nombre, tipo, tamaño) — no copia el contenido del archivo.
¿Qué pasa si el dueño del Dropbox revoca el acceso desde Dropbox?
Los archivos siguen listados en el CRM, pero no se podrán abrir, subir ni eliminar hasta que un administrador reconecte la cuenta: cada apertura necesita pedirle a Dropbox un enlace temporal.
¿Otros usuarios del equipo pueden abrir los archivos?
Sí, los archivos viven en la cuenta del negocio y todos los miembros con permiso cloud_storage:view pueden abrir los links desde el CRM.
¿Quién aparece en "subido por" cuando varios usuarios usan la misma cuenta?
Cada upload registra el ID del miembro que arrastró el archivo. El panel "Actividad" del Deal muestra "Pepe subió contrato.pdf" para cada archivo, aunque todos vivan en la misma cuenta del negocio.
Límite de tamaño por archivo: 50 MB. Si necesitas adjuntar algo más grande, súbelo directo a Dropbox web y comparte el link manualmente en la nota del Deal.
Solución de problemas
El clic en el nombre del archivo descarga en lugar de previsualizar
Es el comportamiento esperado desde la versión 1.18.64: los archivos se abren con un enlace temporal de descarga, no con un enlace público de vista previa. Ver Cómo se abren los archivos.
El upload falla con error "missing_scope"
La app Dropbox no tiene el scope mencionado en el error. Marcar el checkbox en la app config + Submit + reconectar.
Un archivo antiguo abría dropbox.com/home/... con error "folder doesn't exist"
Era una URL de reserva que versiones viejas guardaban cuando Dropbox no devolvía enlace. Ya no se usa ninguna URL guardada: el archivo se abre siempre por enlace temporal, que funciona aunque la cuenta tenga separación personal/empresa.
El panel "Actividad" del Deal no muestra los uploads
Verifica que estás en v1.16.12 o superior. Si persiste, recarga el browser (Ctrl+Shift+R) y reabre el Deal — el panel se renderiza con código actualizado al abrir.
Imágenes en cotizaciones y facturas
Con este complemento activo, las cotizaciones y las facturas pueden llevar un anexo de imágenes que el cliente ve dentro del documento. Los archivos se guardan en el almacenamiento de tu empresa, en las carpetas SimplifyCRM/Quotes/ y SimplifyCRM/Invoices/.
Al convertir una cotización en factura no se duplica el archivo: los dos documentos apuntan al mismo. Por eso, si intentas eliminar del almacenamiento un archivo que también usa otro documento, el sistema no te deja y te ofrece desvincularlo del documento actual.
Quién puede eliminar un archivo del almacenamiento: los administradores y quien lo subió. Es una acción irreversible —el archivo sale de tu almacenamiento—, así que no basta con pertenecer a la empresa. Desvincular un archivo de un registro, que no lo borra de ningún lado, sigue disponible para todo el equipo.