Contactos
Directorio de personas y empresas con las que trabajas: leads, clientes, proveedores y socios. Es la fuente del campo "Cliente" en cotizaciones, facturas, e-CF y el POS.
Cómo usarlo
- Nuevo contacto — captura nombre/apellido (individuo) o razón social (empresa), email, teléfono y, si es empresa dominicana, RNC.
- Pestañas — filtra por estado: Todos, Leads, Clientes, No calificados.
- Editar — cambia datos siempre que el contacto no tenga facturas firmadas en DGII (ver abajo).
- Próxima acción — pequeña tarea / recordatorio para dar seguimiento desde el tablero.
- Varios contactos de una misma empresa — escribe el mismo Nombre de Empresa en cada contacto (el campo tiene autocompletado con las empresas que ya usaste, para mantener el nombre consistente). En el detalle de un contacto, la columna izquierda muestra «Otros contactos en [Empresa]» con el resto de personas de esa empresa; haz clic para saltar entre ellos.
Campos importantes
- Nombre / Apellido / Razón social — uno de los dos es obligatorio.
- Email / Teléfono — opcionales, pero el email es requerido para enviar facturas por correo.
- RNC / Cédula — 9 dígitos (RNC empresa) u 11 (cédula persona). Obligatorio para facturas de Crédito Fiscal (B01/E31) y cuando el comprador lo requiere.
- Estado — New, Follow Up, Qualified, Customer, Unqualified.
RNC inmutable post-DGII
Si al menos una factura de este contacto ya fue firmada y enviada a DGII (encf o dgiiTrackId), el RNC se bloquea. Cambiarlo desincronizaría el XML firmado (con el RNC viejo) del registro CRM (con el nuevo), lo que DGII considera fraude fiscal.
Si es otra persona/empresa, crea un contacto nuevo en lugar de editar el existente. El histórico de DGII queda intacto y las nuevas facturas salen con el RNC correcto.
Campos que sí puedes seguir editando con facturas firmadas: nombre, razón social, email, teléfono, dirección, estado, próxima acción, custom fields. Solo el RNC es inmutable.
Permisos
- contacts:view — leer el directorio y ver detalles.
- contacts:create — crear nuevos contactos.
- contacts:edit — editar contactos existentes (sujeto al lock de RNC).
- contacts:delete — eliminar contactos (solo si no tienen facturas o deals activos).
Preguntas frecuentes
¿Puedo fusionar dos contactos duplicados?
No hay merge automático hoy. Si ambos tienen facturas, mantén el que tenga facturas firmadas (no se puede cambiar su RNC). Reasigna deals/quotes del duplicado al principal y elimínalo.
¿Cómo agrupo varios contactos bajo una misma empresa?
Hoy la empresa es el campo Nombre de Empresa (texto, con autocompletado). Usa exactamente el mismo nombre en cada contacto y el sistema los muestra juntos en «Otros contactos en [Empresa]» dentro del detalle. No hay (todavía) una entidad «Empresa» separada con su propia ficha; si la necesitas para tu operación, escríbenos por Soporte.
¿Debo llenar el RNC antes de facturar?
Solo si el tipo de factura lo requiere (B01/E31, E33, E34, E41, E43, E44, E45). Para consumo final (B02/E32) es opcional.
¿El sistema valida el RNC contra DGII?
Hoy valida el formato (9 u 11 dígitos). El envío del e-CF valida contra el padrón DGII del lado del fisco; si es inválido/suspendido, la factura será rechazada.