Contactos

Directorio de personas y empresas con las que trabajas: leads, clientes, proveedores y socios. Es la fuente del campo "Cliente" en cotizaciones, facturas, e-CF y el POS.

Cómo usarlo

• Nuevo contacto — lo primero que eliges es ¿Qué es?: una Persona o una Empresa. El formulario se adapta: una empresa no pide nombre ni apellido, y una persona puede vincularse a su empresa.
• Pestañas de estado — filtra por etapa: Todos, Leads, Clientes, No calificados.
• Filtro Empresas / Personas — aparece solo cuando ya tienes empresas creadas, en la misma fila que los filtros de etapa pero separado: son dos dimensiones distintas — aquélla filtra en qué etapa está, ésta filtra qué es. Vuelve a pulsar la pastilla activa para quitar el filtro.
• Editar — cambia datos siempre que el RNC no esté bloqueado por un documento fiscal (ver abajo).
• Próxima acción — pequeña tarea / recordatorio para dar seguimiento desde el tablero.
• Reordenar columnas — arrastra el encabezado de una columna para moverla; el orden se guarda en este dispositivo.
• Elegir columnas — botón Columnas junto a Importar/Exportar. Marca las que quieres ver: además de las de siempre puedes mostrar RNC/Cédula, Tipo de identificación, Tipo (persona/empresa), Relación, Pertenece a, Ciudad y Registrado — y también tus campos personalizados. La selección se guarda en este dispositivo, por empresa.

Mostrar la columna RNC/Cédula y Tipo de identificación es la forma más rápida de localizar los contactos que salen en el aviso amarillo de arriba.

• Importar desde otro sistema (CSV) — botón Importar. Primero eliges qué

vas a cargar (organizaciones o contactos) y descargas la plantilla

oficial de esa entidad. Cada fila lleva un external_id: el identificador que

ese registro ya tiene en tu sistema actual. Es lo que permite que los contactos

se enlacen a su organización (company_external_id) y que, si vuelves a subir

el archivo corregido, las filas se actualicen en vez de duplicarse.

Antes de escribir nada verás una vista previa con lo que va a entrar, lo que se

va a actualizar y lo que tiene problemas, con un reporte descargable.

Carga primero las organizaciones: los contactos se cuelgan de ellas.

Guía completa: ayuda de Importar desde otro sistema.

Empresas y personas

Una empresa ya no es un texto que escribes en cada contacto: es una ficha propia, con su RNC, su estado y su historial. Las personas se vinculan a ella.

• Vincular una persona a su empresa — en el formulario de la persona, elige la empresa en «Empresa a la que pertenece». Solo aparecen fichas creadas como Empresa.
• Rol en la empresa — CEO/Dueño, Gerente, Contador, Compras, Marketing, Operaciones, Técnico u Otro. Es una lista cerrada a propósito: si fuera texto libre acabarías con "Contador", "contador" y "Contable" como si fueran cosas distintas, y ningún listado te serviría.
• Contacto de facturación — marca a quién se le manda la factura de esa empresa. Solo uno por empresa: si marcas a otro, el anterior se desmarca solo.
• Empresas sin personas — es normal y está soportado. Tus suplidores grandes (Claro, EDESUR) suelen ser justo eso.
• En el detalle — una persona muestra «Pertenece a» con su empresa y su rol; una empresa muestra «Personas en [Empresa]» con toda su gente.
• Negocios asociados — la ficha lista los negocios del cliente y trae su propio botón Nuevo negocio (requiere permiso de crear en Embudo). El formulario se abre encima de la ficha con el cliente ya puesto: al guardar te quedas aquí y el negocio aparece de inmediato; al cancelar no se registra nada.
• Negocios en la ficha de una empresa — una empresa lista sus propios negocios y también los de sus personas, marcados con vía <nombre> para que se entienda de dónde vienen. El negocio sigue perteneciendo a la persona con quien trabajas: no se reasigna a la empresa.

A quién se le factura

Cuando emites a una persona vinculada a una empresa, el documento sale a nombre de la empresa — pero solo si la empresa tiene RNC. Si no lo tiene, se factura a la persona, exactamente como antes. Es decir: vincular a alguien a una empresa nunca rompe una facturación que ya te funcionaba; cuando completes el RNC de la empresa, los documentos nuevos pasan a salir a su nombre.

Cada documento guarda a quién se le facturó en el momento de emitirlo, así que reimprimir una factura vieja siempre muestra lo que realmente se declaró.

Campos importantes

• ¿Qué es? — Persona o Empresa. Determina qué campos ves.
• Nombre / Apellido / Nombre de la empresa — uno de los dos es obligatorio.
• Tipo de relación — Cliente, Proveedor, Prospecto. No son excluyentes: alguien puede ser cliente y proveedor a la vez, y marcarlo así es lo correcto. Es distinto del Estado, que es la etapa del ciclo (un "lead" es una etapa, no un tipo).
• Email / Teléfono — opcionales, pero el email es requerido para enviar facturas por correo.
• RNC / Cédula — 9 dígitos (RNC empresa) u 11 (cédula persona). Obligatorio para facturas de Crédito Fiscal (B01/E31) y cuando el comprador lo requiere.
• Estado — New, Follow Up, Qualified, Customer, Unqualified.

RNC inmutable post-DGII

Si un RNC ya viajó dentro de un documento declarado a DGII, queda bloqueado. Cambiarlo desincronizaría el XML firmado (con el RNC viejo) del registro CRM (con el nuevo), lo que DGII considera fraude fiscal.

El bloqueo sigue al RNC que realmente se declaró, no al contacto que aparece en la factura. Si facturaste a nombre de una empresa, se bloquea el RNC de la empresa; el de la persona vinculada, que no viajó a ningún lado, sigue siendo editable.

Si es otra persona/empresa, crea una ficha nueva en lugar de editar la existente. El histórico de DGII queda intacto y los documentos nuevos salen con el RNC correcto.

Campos que sí puedes seguir editando: nombre, razón social, email, teléfono, dirección, estado, próxima acción, custom fields. Solo el RNC bloqueado es inmutable.

Permisos

• contacts:view — leer el directorio y ver detalles.
• contacts:create — crear nuevos contactos.
• contacts:edit — editar contactos existentes (sujeto al lock de RNC).
• contacts:delete — eliminar contactos (solo si no tienen facturas o deals activos).

Preguntas frecuentes

¿Puedo fusionar dos contactos duplicados?

No hay merge automático hoy. Si ambos tienen facturas, mantén el que tenga documentos declarados (no se puede cambiar su RNC). Reasigna deals/quotes del duplicado al principal y elimínalo.

¿Cómo agrupo varios contactos bajo una misma empresa?

Crea la empresa como ficha (¿Qué es? → Empresa) y luego, en cada persona, selecciónala en «Empresa a la que pertenece». En el detalle de la empresa verás a toda su gente.

No me deja eliminar una empresa.

Es a propósito: tiene personas vinculadas. El aviso te dice quiénes. Desvincúlalas primero (edita cada persona y pon la empresa en «Ninguna») y entonces podrás eliminarla.

Ya tenía el nombre de empresa escrito a mano en varios contactos. ¿Se perdió?

No. Ese texto sigue ahí y los contactos que lo comparten se siguen mostrando juntos. Lo que cambia es que ahora puedes crear la ficha de empresa de verdad y vincularlos, que es lo que habilita facturar a nombre de la empresa y agrupar reportes.

¿Puedo facturar a una persona que pertenece a una empresa, a su nombre personal?

Hoy no: si está vinculada a una empresa con RNC, el documento sale a nombre de la empresa. Si necesitas facturarle a título personal, no la vincules a la empresa. Si te hace falta de verdad, escríbenos por Soporte.

¿Debo llenar el RNC antes de facturar?

Solo si el tipo de factura lo requiere (B01/E31, E33, E34, E41, E43, E44, E45). Para consumo final (B02/E32) es opcional.

¿El sistema valida el RNC contra DGII?

Hoy valida el formato (9 u 11 dígitos). El envío del e-CF valida contra el padrón DGII del lado del fisco; si es inválido/suspendido, la factura será rechazada.